Caratteristiche Software QB (Business Intelligence)

Il programma QB nasce dall'esigenza delle aziende presenti sul mercato di avere informazioni strategiche in modo chiaro e veloce.

L'infrastruttura ERP consente all'azienda la gestione ottimizzata dei processi logici e logistici, riducendo drasticamente i tempi operativi, ma relegando alla parte Business alcune statistiche senza approfondire i dati strategici fondamentali per una 'Navigazione aziendale non a vista'.

Per risolvere tale problematica il mercato richiede, non solo un prodotto di Business Intelligence, ma che, tale prodotto, sia di facile utilizzo e che non necessiti di particolari conoscenze informatiche per estrapolare i dati in modo rapido.

E' ormai da considerarsi come dato acquisito il fatto che le aziende utilizzano Microsoft Excel come strumento finale per l'elaborazione e la presentazioni di qualsivoglia tipologia di dato, sia esso di carattere amministrativo, produttivo o di qualunque altra natura.

Spesso i dati che vengono elaborati provengono dalle più disparate fonti o applicazioni: contabilità analitica, contabilità industriale, software di gestione del personale. Gli operatori pertanto sono costretti ad esportare i dati dalle diverse applicazioni, importarli in fogli Excel e rielaborarli ogni volta che è necessario aggiornare i report.

Altre volte i dati sono esclusivamente contenuti in fogli Excel, fogli che fungono da veri e propri database. I dati sono pertanto eterogenei, per la maggior parte non sono aggregati, necessitano pertanto di un impegnativo lavoro di sistemazione da parte della persona che elabora i dati.

Microsoft Excel offre indubbi vantaggi nell'elaborare questi dati: la sua flessibilità e la capacità di resa grafica sono innegabili. E' inoltre innegabile che risulta essere un prodotto di largo utilizzo e pertanto assai familiare.

La nascita di QB è la soluzione alle problematiche sopra esposte, nonché alla gestione di problematiche operative che inevitabilmente esistono in tutte le aziende:

- Gli utenti sono costretti ad esportare manualmente ogni volta i dati, organizzarli ed importali in Excel con ovvio spreco di tempo e possibilità di errore.

- La logica di aggregazione ed elaborazione dei dati si trova nel foglio Excel e non è condivisa aziendalmente. Questo porta spesso a conclusioni ed interpretazioni diverse dello stesso dato.

- Spesso lo stesso foglio Excel viene condiviso non aggiornato o con stadi di aggiornamento differenti: diverse persone, pertanto, possiedono il medesimo foglio con dati diversi.

- Gli utenti spendono molto tempo a creare e modificare la struttura del foglio, tempo che invece dovrebbe essere dedicato ad analizzarne il contenuto.

La soluzione offerta dalle più recenti tecnologie, ascrivibili alla categoria della Business Intelligence, è quella di dedicare Excel esclusivamente alla presentazione del dato demandando invece la sua esportazione dalla fonte nativa (gestionale, software di gestione del personale ecc.) e la successiva elaborazione ad un prodotto dedicato.

Il risultato è dato dall'abbinamento di due prodotti: Microsoft Analysis Services per l'elaborazione dei dati e Microsoft Excel, con i componenti aggiuntivi da noi sviluppati, per visualizzare e analizzare i dati.

Questa soluzione porta i seguenti benefici:

- La logica di esportazione, di aggregazione e di elaborazione dei dati è spostata dal foglio Excel all'Analysis Services server.

- Gli utenti non devono più dedicare tempo ad esportare, modificare ed elaborare i dati a tutto vantaggio della produttività personale.

- Gli utenti continuano a visualizzare i dati con un prodotto a loro famigliare, Microsoft Excel, senza essere costretti ad imparare ad utilizzare un nuovo prodotto.

A differenza dei tanti prodotti disponibili sul mercato la nostra soluzione offre l'importante vantaggio che i dati calcolati sono immediatamente disponibili per l'utente senza attendere alcuna elaborazione o aggiornamento di dati: l'utente richiede il risultato ed esso è immediatamente disponibile qualunque sia la sua complessità di calcolo.

L'esempio sopra riportato visualizza un semplice report del fatturato diviso per agente. Il vantaggio rispetto ad un tradizionale foglio Excel risiede nell'interattività del foglio. Basta un click sulla cella Anno per selezionare un anno diverso, ad esempio il 2006, e vedere ricalcolato l'intero foglio. In più, si vuole capire da cosa è composto il fatturato del cliente Claudio Rossi per il primo semestre del 2007, pari a 460.248 Euro? Basta selezionare la cella, effettuare l'operazione di Drill Through e visualizzare il dettaglio che compone il dato aggregato.

Gli strumenti di Business Intelligence trovano la loro ideale applicazione in ogni ambito in cui sia necessario analizzare e/o confrontare dati a livello di aggregato per poi scendere nel loro dettaglio per prendere importanti decisioni aziendali.

Alcuni esempi:

- Analisi e confronti di fatturato per agente, zona, cliente, tipologia di articolo ecc.

- Realizzazione di cruscotti aziendali per la valutazione delle performance delle divisioni aziendali, delle unità organizzative, delle famiglie di prodotto ecc.

- Analisi di redditività delle commesse per tipologia di prodotto, per cliente, per tipologia di commessa ecc.

- Analisi di Contabilità Industriale.

- Pianificazione dei flussi finanziari.